Приказ Минмособлстроя от 30.01.2007 № 1 "Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в Министерстве строительного комплекса Московской области

 РАССМОТРЕНИЯ   ОБРАЩЕНИЙ   ГРАЖДАН В МИНИСТЕРСТВЕ СТРОИТЕЛЬНОГО КОМПЛЕКСА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Министерстве строительного комплекса Московской области (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан в Министерстве строительного комплекса Московской области (далее – государственная функция) и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Министерстве строительного комплекса Московской области (далее - Минмособлстрой).

2. Исполнение рассмотрения обращений граждан в Минмособлстрое осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Законом Московской области от 05.10.2006 № 164/2006-03 «О рассмотрении обращений граждан».

3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется министром строительства Правительства Московской области (далее – министр), первыми заместителями министра строительства Правительства Московской области (далее – первым заместителем министра) и заместителями министра строительства Правительства Московской области (далее – заместитель министра), руководителями и государственными гражданскими служащими Московской области, проходящими государственную гражданскую службу в Минмособлстрое (далее – гражданские служащие).

4. В Минмособлстрое   рассматриваются обращения граждан (далее - обращения) по вопросам, находящимся в ведении Минмособлстроя в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Московской области.

5. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан и устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема.

II. Требования к порядку исполнения функции по   рассмотрению обращений граждан

6. Информация о порядке исполнения функций по рассмотрению обращений граждан предоставляется:

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, электронной техники;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

7. Сведения о местонахождении Минмособлстроя, полный почтовый адрес, контактные телефоны, телефоны для справок (приложение №1 к Административному регламенту), требования к письменному обращению граждан и обращению направляемому по электронной почте, размещаются:

8. Информация о месте приема граждан руководителями Минмособлстроя, об установленных для личного приема граждан днях и часах, контактных телефонах, телефонах для справок (приложение 1 к Административному регламенту), сообщается по телефонам для справок и размещается:

- на информационном стенде в месте приема письменных обращений граждан;

9. При ответах на телефонные звонки работники подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок.

Если работник, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

10. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий срок контрольный срок исполнения указанной функции.

В исключительных случаях срок исполнения функции по рассмотрению обращений граждан может быть продлен руководителем государственного органа или его заместителем, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения.

11. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

12. В случае если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.

13. Министр, вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.

14. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование исполнительного органа государственной власти -   Минмособлстроя, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчества (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копиях).

 15. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование исполнительного органа государственной власти - Минмособлстроя, или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), контактный телефон.

16.    Прием граждан ведут руководители Минмособлстроя: министр, первый заместитель министра, заместители министра (далее – руководители Минмособлстроя).

17. Непосредственная организация личного приема граждан министром осуществляется с участием отдела оперативного контроля Управления по обеспечению деятельности Минмособлстроя (далее – отдел) и структурных подразделений Минмособлстроя.

18. Руководители Минмособлстроя ведут прием граждан в соответствии с графиком, утвержденным министром. Запись на прием осуществляется ответственными специалистами приемных руководителей Минмособлстроя ежедневно с 9.00 до 17.30 (кроме выходных и праздничных дней), в пятницу с 9.00 до 16.15.

20. Личный прием граждан руководителями Минмособлстроя производится с учетом числа записавшихся на прием, с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 30 минут.

 21. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

 22. На личном приеме руководителями Минмособлстроя могут не рассматриваться обращения гражданина по основаниям, указанным в п.п. 30 Административного Регламента.

Требования к помещениям и местам, предназначенным для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан

23. Помещения, выделенные для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2./2.4.1340-03».

24. Рабочие места работников, осуществляющих рассмотрение обращений граждан, оборудуются средствами вычислительной техники (как правило, один компьютер с установленными справочно-информационными системами на каждого работника) и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение функции в полном объеме.

Структурным подразделениям, ответственным за исполнение функции по рассмотрению обращений граждан, обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), выделяются бумага, расходные материалы, канцелярские товары в количестве, достаточном для исполнения функции по рассмотрению обращений граждан. 

25. На входе в здание Минмособлстроя, на видном месте размещается вывеска, содержащая информацию о порядке приема граждан.

26. Места для проведения личного приема граждан оборудуются:

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

27. Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами.

28. Результатом исполнения функции по рассмотрению письменного обращения гражданина является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление заявителю письменного ответа.

29. Результатом исполнения функции по рассмотрению устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений.

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу;

- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

31. Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину.

32. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

33. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, осуществляется судебное производство с участием того же лица (группы лиц), или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда.

Ответственность работников при исполнении функции по рассмотрению обращений граждан

34. Работники аппарата Минмособлстроя, работающие с обращениями, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность работников закрепляется в их должностных регламентах.

35. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

36. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется министр.

37. При уходе в отпуск ответственный за исполнение работник обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому работнику по поручению руководителя структурного подразделения. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в аппарате Минмособлстроя исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

Последовательность административных действий (процедур)

38. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;

39. Основанием для начала исполнения функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в Минмособлстрой или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения   по поручению.

40. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, фельдъегерской связью, по факсу, по электронной почте, по телеграфу.

41. Обращение, присланное по почте, поступившее по телеграфу и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел оперативного контроля.

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывается конверт;

- прикладывает к письму поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные документы);

- в случае отсутствия самого текста в письме составляет справку следующего содержания: «Письма в адрес Минмособлстроя нет», датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

- составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Указанные акты передаются в отдел оперативного контроля: один экземпляр хранится в отделе, второй приобщается к поступившему обращению.

 43. Работник, ответственный за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю и действует в соответствии с Инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции, поступающей в аппарат Минмособлстроя, утвержденной министром.

 44. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится работниками отдела служебной корреспонденции. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

46. Обращения, поступившие в виде электронного обращения на официальный сайт Минмособлстроя по сети интернет, принимаются работниками отдела оперативного контроля, распечатываются и учитываются в журнале.

47. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя министра, первого заместителя министра, заместителей министра, гражданских служащих Минмособлстроя передаются адресатам невскрытыми.

48. В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в отдел оперативного контроля.

49. Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке письменных обращений граждан является ввод информации о них в журналы.

Регистрация поступивших письменных обращений

50. Поступившие в Минмособлстрой письменные обращения регистрируются в течение 3-х дней с момента поступления с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело").

51. Работник, ответственный за регистрацию письменных обращений:

- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп с указанием присвоенного письму регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- в регистрационной карточке САДД «Дело» указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отмечает тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если письменное обращение переслано, то указывает, откуда оно поступило, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя.

- передает письма для ознакомления начальнику отдела оперативного контроля, на которого возложена подготовка информационных и аналитических материалов, а затем работникам, осуществляющим аннотацию и предварительное рассмотрение обращений.

52. Письменные обращения на иностранных языках до регистрации направляются для перевода в Министерство внешнеэкономических связей Московской области. Письменные обращения, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, направляются для перевода в Московский областной Совет Всероссийского общества слепых. Их регистрация производится после поступления перевода.

- прочитывают обращение, определяют его тематику и тип, выявляют поставленные заявителем вопросы;

- проверяют обращение на повторность, при необходимости сверяют с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- заполняют рубрикатор в САДД «Дело», вводят фамилию и должность работника, аннотирующего обращение, составляют и вводят аннотацию на обращение. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;

- осуществляют ввод необходимых примечаний, определяют и вводят фамилию и инициалы исполнителя рассмотрения обращения;

- на поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп «Контроль», на поручениях Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей – штамп «особый контроль». В случае если в поручении указан срок рассмотрения обращения, проставляют штамп «Контроль.Срок __».

54. Результатом выполнения действий по регистрации письменных обращений является регистрация обращения в информационной системе САДД «Дело» и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.

Направление обращения на рассмотрение

55. Зарегистрированные письменные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются министру в день регистрации с бланком поручения установленной формы. В случае поступления повторного письменного обращения на поручении ставится отметка, дата и номер ответа.

56. Министр в бланке поручения указывает фамилию и инициалы должностного лица Минмособлстроя, которому поручается исполнение, резолюцию, при необходимости делает отметку о постановке на контроль и направляет письменное обращение и поручение в отдел оперативного контроля, который передает их руководителю соответствующего структурного подразделения Минмособлстроя.

Рассмотрение письменных обращений граждан в структурных подразделениях Минмособлстроя

57. Поступившие в структурные подразделения Минмособлстроя письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

58. Обращения могут рассматриваться непосредственно в подразделениях (в том числе с выездом на место) или конкретным должностным лицом (в этом случае к поступившему обращению готовится проект поручения), либо направлены на рассмотрение в органы местного самоуправления в соответствии с их компетенцией.

59. Поручение должно содержать фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

60. В тексте поручения могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.

61. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменного обращения, вправе запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в письменном обращении вопросов;

- уведомляет гражданина о направлении его письменного обращения на рассмотрение в другой орган государственной власти Московской области, органы местного самоуправления в соответствии с их компетенцией.

63. Должностное лицо на основании направленного в установленном порядке запроса обязано в течение 15 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

64. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в отдел писем, указывая при этом структурное подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

65. На обращения не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

66. Должностное лицо, которому направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в п. 30 Административного регламента.

67. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, отдел оперативного контроля направляет обращение в правоохранительные органы.

68. Результатом рассмотрения обращений в структурных подразделениях Минмособлстроя является разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов заявителям либо направление в уполномоченные государственные органы поручений для рассмотрения обращений и принятия мер по разрешению содержащихся в них вопросов и ответа заявителям.

Личный прием граждан

69. Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлению документа удостоверяющего личность. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины, принимаются вне очереди.

70. Прибывший на прием гражданин регистрируется с использованием САДД «Дело», с внесением в базу данных его фамилии, имени, отчества, места регистрации, содержания устного обращения.

В случае повторного обращения подбираются материалы, касающиеся данного заявителя. Подобранные материалы предоставляются руководителю Минмособлстроя, ведущему личный прием.

71. На граждан, записанных на прием к руководителям Минмособлстроя, заводится карточка личного приема с указанием даты приема, фамилии, имени, отчества, места регистрации, а так же фамилии руководителя ведущего личный прием.

72. Запись на повторный прием к руководителям Минмособлстроя производится не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.

73. Во время личного приема каждый гражданин может изложить свое обращение устно или в письменной форме.

74. По окончании приема руководитель Минмособлстроя доводит до сведения гражданина свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

75. Руководитель Минмособлстроя, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения поручений.

76. После завершения личного приема руководителями Минмособлстроя и согласно их